Toda organización óptima debe contar con un proceso de compras realmente efectivo. Ya que a través de su acción se obtienen bienes y servicios diseñados para satisfacer todas las necesidades operativas.
Por lo tanto, se hace fundamental la aplicación de una serie de políticas y procedimientos de adquisiciones. Y de esta manera garantizar que la organización se desenvuelva eficazmente en el mercado.
Aunque, ¿cómo trabajamos el proceso de compras en Litotec? Te explicamos más a continuación.
Por medio de nuestro Departamento de Compras se origina la etapa de inicio de toda actividad comercial. Su procedimiento reúne la compra de materias primas, insumos, repuestos, activos fijos, suministros y servicios. Igualmente involucra las adquisiciones locales e importaciones.
Sin embargo, la compra de estos bienes y servicios pasa por un proceso previo de análisis y aprobación. Sólo así se asegura que estos insumos no impacten en nuestros altos estándares de calidad e inocuidad, reflejados en cada uno de los empaques.
Para ello en Litotec se combina el trabajo del Área de Compras y Producción conjuntamente con Aseguramiento de Calidad y Sistemas de Gestión.
Evaluación y selección de proveedores
Previo a todo proceso de compra, puede requerirse de una búsqueda de proveedores. Su finalidad es evaluar y comparar los proveedores actuales con los referenciados y aquellos identificados vía internet. Para elaborar una lista con los proveedores seleccionados, en Litotec seguimos determinados criterios:
- Calidad: bien o servicio que afecta un requisito o característica del producto terminado, de acuerdo a la ficha técnica del producto.
- Inocuidad: bien o servicio que puede ser un agente contaminante y que puede llegar afectar a la salud del consumidor o generar algún tipo de contaminación.
- Seguridad y salud: cualquier condición y/o característica que pueda afectar a la salud de los trabajadores de Litotec.
- Ambiente: cualquier condición o característica que pueda afectar al medio ambiente.
- Responsabilidad Social: cualquier condición que pueda afectar legalmente a las actividades de fabricación de Litotec.
Posteriormente, para el análisis de cotizaciones se consideran algunos parámetros específicos. Además de la calidad e inocuidad, se evalúa la disponibilidad, precio, períodos de entrega, formas de pago y términos de negociación.
El seguimiento del desempeño del proveedor se realiza a través de un indicador del Programa Pre-Requisito Gestión de Materiales y Servicios Adquiridos. Este seguimiento mensual es con base en los lotes entregados o servicios recibidos conformes. El resultado del seguimiento de cada proveedor será la entrada para su reevaluación.
Compras y devoluciones
Tras aprobarse la cotización, darse los pagos totales o anticipos, el proveedor deberá confirmar la fecha de despacho desde su planta o empresa.
En el caso que los productos no cumplan con los requerimientos y especificaciones establecidas, se levanta una solicitud de no conformidad. Estos procedimientos se aplican a materias primas, insumos, repuestos y otros bienes nacionales o importados tras su correspondiente inspección.
Estos reclamos al proveedor pueden involucrar la devolución parcial o total del producto. Igualmente, se solicita al proveedor que presente un informe con análisis de causa y plan de acción para evitar que el incidente se repita. De esta manera, aseguramos que en todo momento se garantice la excelencia en cada empaque que fabricamos.
Como verás, el área de compras va mucho más allá de la adquisición de bienes. Busca además los niveles óptimos de inventario, minimizando los costos, garantizando la calidad en cada etapa y manteniendo relaciones sólidas con los proveedores.
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